Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý và các loại hợp đồng điện tử phổ biến

Theo như Quyết định mới nhất của Chính phủ về chuyển đổi số, trong thời gian tới sẽ có ít nhất 50% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng hợp đồng điện tử. Vậy hợp đồng điện tử là gì, có các loại hợp đồng điện tử nào phổ biến và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử có đảm bảo không? Câu trả lời sẽ có trong bài viết này.

I. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo như luật giao dịch điện tử 2005 và định nghĩa về hợp đồng theo Bộ luật dân sự năm 2005 quy định tại điều 33, chúng ta có thể hiểu: “Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng thông qua các phương tiện điện tử.”

II. Những lợi ích của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho các bên tham gia ký kết. Dưới đây là những lợi ích chính có thể dễ dàng nhận thấy:

1. Tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí

Tiết kiệm thời gian, chi phí là lợi ích đáng kể nhất đối với các doanh nghiệp và tổ chức. Khi áp dụng hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ tạo lập, gửi và nhận hợp đồng, ký kết, phê duyệt được xác thực qua mạng internet một cách nhanh chóng và thuận tiện. Người ký không cần phải tốn thời gian cho việc di chuyển và chi phí cho việc in ấn, chuyển phát.

Bên cạnh đó, việc ký kết được hàng loạt hợp đồng điện tử chỉ với một click chuột thay vì phải ký tay từng hợp đồng giấy cũng là một điểm giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho các doanh nghiệp.

2. Ký kết mọi lúc, mọi nơi

Do được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể mở trên máy tính, điện thoại nên người ký hợp đồng điện tử không phải tới gặp trực tiếp đối tác, khách hàng. Thay vào đó, người sử dụng chỉ cần có máy tính bàn, laptop, điện thoại hay máy tính bảng là có thể ký hợp đồng tại bất cứ nơi nào, miễn là có kết nối mạng internet.

3. Dễ dàng trong việc lưu trữ và tìm kiếm

Với hợp đồng giấy truyền thống, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải lưu trữ hợp đồng trong một kho lưu trữ khổng lồ. Chính vì vậy, việc tìm kiếm lại hợp đồng hay các văn bản đã ký sẽ tốn rất nhiều thời gian, chưa kể tới việc mối mọt hay cháy hỏng hợp đồng.

Tuy nhiên, với hợp đồng điện tử, việc lưu trữ sẽ được tiến hành trên hệ thống điện toán đám mây, từ đó loại bỏ hoàn toàn việc hợp đồng bị mối mọt hay cháy hỏng. Việc tìm kiếm lại hợp đồng điện tử đã ký cũng chỉ mất vài giây.

4. Đảm bảo giá trị pháp lý khi xảy ra tranh chấp

Với những nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, tất cả những thông tin khi ký hợp đồng điện tử như thông tin người ký, địa chỉ IP, trình duyệt ký, địa chỉ MAC … đều được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây. Vậy nên, trường hợp có tranh chấp xảy ra, các bên tham gia hợp đồng đều có đủ những bằng chứng để đối chất.

III. Một số câu hỏi thường gặp về hợp đồng điện tử

1. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử có được đảm bảo không?

Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 do Quốc hội ban hành đã nêu rất rõ trong Điều 33 rằng giá trị pháp lý (hay tính pháp lý) của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng này được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Ngoài ra, điều 14 của luật này cũng nêu rõ thông điệp dữ liệu hoàn toàn có giá trị sử dụng làm chứng cứ, không thể bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì đây là một thông điệp dữ liệu. Giá trị sử dụng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định dựa trên độ tin cậy và cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp này; phương thức bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Dựa vào 2 điều luật trên, hoàn toàn có thể khẳng định rằng hợp đồng điện tử hoàn toàn đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Có những hình thức nào để ký hợp đồng điện tử?

Về cách ký hợp đồng điện tử, người dùng có thể sử dụng nhiều loại chữ ký như chữ ký số USB Token, chữ ký số từ xa remote signing, chữ ký hình ảnh, chữ ký scan … Tùy vào mục đích và thỏa thuận giữa các bên, loại chữ ký thích hợp nhất sẽ được sử dụng. Ví dụ: Nếu ký hợp đồng điện tử có giá trị lớn thì nên sử dụng chữ ký số.

3. Có thể phân quyền truy cập trên hệ thống ký điện tử hay không?

Tùy vào từng nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử mà chức năng này có thể có hoặc không. Đối với những nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng chức năng phân quyền ai được phép xem, ai được phép ký từng loại hợp đồng nhằm đảm bảo tính bảo mật cho các loại hợp đồng nhạy cảm.

4. Có thể xóa những thông tin như địa chỉ IP, trình duyệt ký … sau khi ký không?

Những thông tin lịch sử ký như địa chỉ IP, phiên bản windows đang dùng, trình duyệt sử dụng để ký, tên người ký, loại chữ ký để ký KHÔNG thể bị xóa đi sau khi đã hoàn thành ký hợp đồng điện tử nhằm đảm bảo tính minh bạch khi áp dụng hợp đồng điện tử. Nếu cố ý xóa đi thì hợp đồng đó sẽ không còn hiệu lực nữa.

IV. Các loại hợp đồng điện tử phổ biến

Hiện tại có 6 loại hợp đồng điện tử thường thấy hiện nay.

1. Hợp đồng thương mại điện tử

Hợp đồng thương mại điện tử là loại hợp đồng có 2 chủ thể, chủ thể thứ nhất là thương nhân và chủ thể còn lại có chức năng pháp lý nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Những thông tin dữ liệu điện tử này cần đáp ứng các điều kiện kỹ thuật theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Hợp đồng lao động điện tử

Giống với hợp đồng lao động truyền thống, hợp đồng lao động điện tử là một giao kết giữa người lao động và người sử dụng lao động nhằm thỏa thuận về các điều kiện trong hợp đồng như tiền lương, giờ giấc làm việc, trách nhiệm của mỗi bên cùng những thỏa thuận khác. Những thông tin này đều được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị giống như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Một số loại hợp đồng lao động điện tử thường hay gặp là:

- Hợp đồng lao động điện tử không xác định thời hạn

- Hợp đồng lao động điện tử xác định thời hạn

- Hợp đồng lao động điện tử theo mùa vụ hoặc công việc nhất định.

3. Hợp đồng dân sự điện tử

Đây là loại hợp đồng dân sự được giao kết thông qua phương tiện điện tử, thể hiện sự thỏa thuận của các bên về các quyền và nghĩa vụ dân sự. Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, một số lĩnh vực không được phép sử dụng hợp đồng điện tử để ký kết là:

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

- Văn bản thừa kế

- Giấy đăng ký kết hôn

- Giấy khai sinh

- Giấy chứng tử

- Hối phiếu và một số loại giấy tờ khác

4. Hợp đồng điện tử hình thành qua email

Với hình thức này, email sẽ chính là một hợp đồng điện tử để người dùng thực hiện việc ký kết. Những lợi ích của hợp đồng điện tử hình thành qua email có thể kể đến là nhanh, gọn, tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên vẫn còn nhiều điểm bất cập phải kể đến là dễ bị lộ thông tin ra ngoài, độ bảo mật thấp và chưa đảm bảo sự ràng buộc với các bên tham gia.

5. Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Loại hợp đồng này có đặc điểm là được hình thành qua giao dịch tự động và thường gặp trên các trang thương mại điện tử. Những nội dung trên hợp đồng sẽ được máy tính tổng hợp tự động và xử lý dựa trên những thông tin mà khách hàng nhập vào.

Cuối quá trình giao dịch, khách hàng sẽ có nhiệm vụ xác nhận sự đồng ý với các nội dung trên hợp đồng.

6. Hợp đồng điện tử được hình thành do hợp đồng truyền thống được đưa lên website

Đây là loại hợp đồng điện tử cơ bản nhất. Loại hợp đồng này sẽ được soạn thảo và hoàn thành dưới dạng văn bản giấy. Sau đó, một bên sẽ tiến hành scan và upload hợp đồng này lên website để bên còn lại tiến hành ký kết.

Trên loại hợp đồng này có nút tick xác nhận sự đồng ý với các điều khoản kèm theo nút đồng ý hoặc từ chối ký kết.

V. So sánh sự khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Trên đây là tất cả những gì mà các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần biết về hợp đồng điện tử. Bên cạnh đó, để đảm bảo rằng những điều khoản trên hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý, các bên tham gia cũng cần phải thường xuyên cập nhật những thay đổi mới nhất của pháp luật, đơn cử như Luật giao dịch điện tử mới được thay đổi trong thời gian gần đây.