Trong thời gian qua, từ khi đại dịch Covid 19 bùng phát, số lượng doanh nghiệp chuyển từ việc ký kết hợp đồng truyền thống sang ký kết hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến. Hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu hướng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, giải quyết quy trình phức tạp. 

1. Nhu cầu ký kết hợp đồng điện tử hiện nay 

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, các phương thức giao kết hợp đồng cũng dần được đổi mới từ hợp đồng giấy thông thường sang hợp đồng điện tử vì khả năng tiết kiệm thời gian, chi phí, sự kết nối và trao đổi dữ liệu nhanh chóng, đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh, việc gặp mặt trực tiếp đối tác là thứ gì đó “xả xỉ”.

Hợp đồng điện tử chính là “cứu tinh” khi cho phép các doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ xa trong thời điểm “ngăn sông cấm chợ”. Để có thể tận dụng tối ưu công cụ này, doanh nghiệp cần hiểu và nắm khung pháp lý cho việc ký kết, thực hiện hợp đồng điện tử qua các quy định của pháp luật hiện hành. 

2. Ký kết hợp đồng điện tử giải quyết được những vấn đề gì? 

Nằm trong tâm dịch tại TP HCM, công ty vận chuyển hàng hóa Quốc Hùng đã áp dụng thành công ký kết hợp đồng điện tử, và chỉ mất 10 phút để khởi tạo, ký kết các hợp đồng, văn bản với đối tác khách hàng. Gần như lập tức, đối tác và khách hàng của doanh nghiệp này cũng nhận được hợp đồng qua email để hoàn tất việc ký kết. 

Trước đây, công ty chuyển phát nhanh này mất ít nhất 3 ngày, có khi 7 ngày để hoàn thiện quy trình ký kết. Trong đợt giãn cách xã hội vừa qua, thời gian ký kết hợp đồng của nhiều doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái “không thể xác định” bởi các quy định hạn chế đi lại. 

Quốc Hùng là một trong số hàng trăm doanh nghiệp đã quyết định đưa hợp đồng điện tử misa amis WeSign vào danh sách “hàng thiết yếu” trong bối cảnh dịch, giãn cách xã hội vừa qua. Nhiều công ty, doanh nghiệp lớn đã sớm nhận ra vấn đề này, chuyển đổi và áp dụng số hóa quy trình làm việc hiệu quả như: Manulife, Vinamilk, Techcombank, Ford Việt Nam, Vietnam Airline, Vietjet,....

Theo ghi nhận từ MISA AMIS trong 4 tháng tâm điểm dịch Covid 19 trong năm 2021, nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử của doanh nghiệp, tổ chức tăng 200% so với thời điểm dịch chưa bùng phát trở lại. Trung bình, mỗi tháng có hàng nghìn doanh nghiệp liên hệ với các chuyên gia từ MISA AMIS để nhận tư vấn triển khai giải pháp này. 

Trong 1 tháng đầu sau khi tung ra thị trường, đã có hơn 400 doanh nghiệp đăng ký sử dụng hợp đồng điện tử. 80% doanh nghiệp hài lòng và cho rằng AMIS WeSign là giải pháp cần thiết, giúp doanh nghiệp đảm bảo giao dịch thông suốt trong thời điểm giãn cách xã hội. Lượng hợp đồng, giấy tờ xử lý thông qua nền tảng AMIS WeSign tăng đến gần 900.000 

Với phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể quản lý việc khởi tạo, phê duyệt, ký kết và lưu trữ hợp đồng, hồ sơ trên nền tảng duy nhất, tại bất kỳ thời điểm nào, giúp tiết kiệm 85 đến 100% chi phí so với ký kết hợp đồng truyền thống. 

1. Ký hợp đồng điện tử đảm bảo quy định pháp lý 

Trong đại dịch Covid-19, với nhiều doanh nghiệp, việc ký kết hợp đồng điện tử không chỉ đảm bảo kinh doanh không gián đoạn mà sẽ là bước đệm cho quá trình chuyển đổi số trong tương lai.

Tại Hội thảo trực tuyến về giao dịch điện tử do MISA AMIS tổ chức mới đây, nhiều doanh nghiệp tham dự còn băn khoăn về tính ứng dụng và pháp lý của hợp đồng, văn bản điện tử trong các giao dịch với ngân hàng, cơ quan nhà nước. Hiện, tính pháp lý của các giao dịch này được quy định rõ trong nhiều văn bản. Tính bảo mật cũng được đảm bảo bởi các công nghệ có độ tin cậy cao.

Hành lang pháp lý cho việc ký kết điện tử đa lĩnh vực đang ngày càng được mở rộng, thông qua hàng loạt các văn bản như Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, Nghị định số 130/2018 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Luật lao động số 45/2019/QH14 cho phép ký hợp đồng lao động điện tử....

Bên cạnh đó là các nền tảng công nghệ và bảo mật mới nhất, cùng làn sóng chuyển đổi số đã mang đến lời giải tối ưu cho việc ký kết mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo an ninh an toàn thông tin cho hồ sơ ký kết, hỗ trợ tối đa cho việc tra cứu và lưu trữ.

2. Đại diện MISA AMIS phát biểu

Đại diện MISA AMIS cho biết, giải pháp AMIS WeSign của công ty này được xây dựng theo quy trình chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, bảo mật thông tin ISO 9001:2008, ISO 2700 và CMMI3. Hệ thống này áp dụng nhiều giải pháp, lớp bảo mật khác nhau: Firewall, Web-App Firewall, mã hóa kênh truyền, mã hóa dữ liệu, multi-tenancy, Pentest, các biện pháp bảo mật chống tấn công từ bên ngoài 24/7. Hợp đồng, tài liệu điện tử được lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu duy nhất tại Việt Nam, đạt an toàn thông tin ISO 27001:2013 và 22301:2012.

Thay đổi phương thức ký kết là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tăng tốc hiệu quả vận hành, tạo đà cho phát triển trong tương lai. Khi nhiều doanh nghiệp chủ động dịch chuyển sẽ tạo thành làn sóng thúc đẩy phát triển giao thương đồng bộ. Với các quy trình nội bộ, khi áp dụng các giải pháp công nghệ về ký kết điện tử sẽ thay đổi trải nghiệm cho cả nhân viên, lãnh đạo công ty, nâng cao hiệu suất trong xử lý công việc hàng ngày.

Trên thế giới, việc ứng dụng ký kết điện tử tăng trưởng không ngừng ở nhiều lĩnh vực. Theo đó, thị trường này được dự báo sẽ đạt tỷ lệ tăng trưởng kép CAGR gần 26,6% trong giai đoạn 2021- 2030, theo Prescient & Strategic Intelligence.

Để biết thêm thông tin chi tiết về nền tảng ký hợp đồng số AMIS WeSign của MISA AMIS (Tầng 9, tòa nhà Technosoft, Phố Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Hà Nội 100000) , doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại trang Web: https://amis.misa.vn/ hoặc Hotline: 0904885833. 

MISA AMIS là công ty phần mềm có tiếng tại Việt Nam. MISA AMIS phân phối nhiều sản phẩm quản trị doanh nghiệp đã được nhiều doanh nghiệp tin dùng như phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Nhân sự, AMIS Bán hàng,..... Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign là 1 trong những phần mềm mới được MISA AMIS tung ra thị trường với mục đích giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán ký kết hợp đồng lằng nhằng.